Технологии искусственного интеллекта (ИИ) все больше проникают в нашу жизнь. Нейросети уже умеют писать картины, музыку и книги, продумывать логистические цепочки и создавать презентации. А в 2021 году компания DeepMind представила AlphaCode – нейросеть, которая умеет создавать программный код на уровне среднестатистического программиста.

Однако пока в одних сферах искусственный интеллект становится частью нашей жизни, в других областях его не используют. Так, белорусские компании и организации практически не применяют ИИ в своих бизнес-процессах. А ведь он мог бы оптимизировать трудовые и финансовые затраты, оптимизировать значительную часть рабочих процессов и вывести компанию на новую стадию цифрового развития.

О том, как цифровые помощники с искусственным интеллектом помогают бизнесу развиваться, рассказывает Егор Ланкевич, руководитель дочерней компании Softline Belarus - Civil Project, которая занимается разработкой и внедрением решений на базе платформы Directum.

Цифровые помощники против классического документооборота

Сегодня практически у всех компаний со штатом сотрудников от 100 человек и выше есть системы электронного документооборота (СЭД). Однако их внедрение не избавляет полностью от рутинной работы – ручного внесения документов. Это отнимает довольно много времени, допускает вероятность ошибки – у человека банально «замыливается» глаз при просмотре однотипных документов.

С помощью механизмов машинного обучения сегодня есть возможность сделать реинжиниринг большей части рутинных бэкофисных процессов и, в первую очередь, всего что касается обработки документов: распознавание, классификацию, извлечение текста, занесение в СЭД, составление резолюции и отправку исполнителям. Либо можно настроить ИИ для решения более специфических задач – например, добавление нового контрагента в базу, подготовка и отправка автоответов, создание кратких аннотаций к документам.

Готовый кейс по применению решений на базе искусственного интеллекта в СЭД выглядит следующим образом:

• Автоматический ввод документов в систему из электронной почты/сканера/иных систем (например, из 1С).
• Классификация (письмо, договор, счет, акт или иной вид документа).
• Распознавание и извлечение реквизитов, текстового слоя.
• Регистрация документа в СЭД или другой системе.
• Составление резолюции без участия руководителя и отправка ответственным сотрудникам.
• Помещение документов в архив организации (оперативный или долговременный).

При классическом документообороте выполнение этих задач занимает от нескольких часов, до нескольких суток (в зависимости от загрузки специалистов, руководителя и размера организации). Интеллектуальные решения проделают все эти операции всего за несколько минут.

Конечно, на каждом этапе, особенно в первое время после внедрения такой системы, необходим контроль живого человека. При этом цифровой помощник постоянно обучается. Чем больше документов пройдет через него, тем более точно и качественно он сможет выполнять свою работу.

Не только делопроизводство

Помимо сортировки, классификации документов и выдачи резолюций, цифровые помощники могут выполнять и более специфические задачи. Например, они могут значительно упростить работу юридического департамента и бухгалтерии, HR-службы.

Предположим, у нас есть договор от контрагента на 5 страницах. Юрист должен прочитать его и, в зависимости от норм и стандартов (СМК, ISO), принятых в компании, отметить критические места. Эта работа отнимает минимум 30 минут, а может и до нескольких дней. Но цифровой помощник способен сделать всю эту работу самостоятельно. И в документе, который поступает юристу, уже сделаны все пометки в критических местах и подготовлен краткий отчет по всем спорным моментам в договоре. Специалисту достаточно проверить эти данные. В итоге работа, которая до этого занимала полчаса, сокращается в среднем до 5-10 минут (зависит от размера договора).

Цифровой помощник бухгалтера умеет проводить перекрестные и арифметические проверки, сравнивать накладную с договором, спецификацией, делать проводки по первичному учету документов. А HR-помощник упростит жизнь HR-департаменту. Он интегрируется с сервисами поиска работы, например, rabota.by. Рекрутеру достаточно внести требования к кандидату в системе, а цифровой помощник сам просеет тысячи резюме и подберет подходящих кандидатов на вакансию. А используя чат-боты возможно провести первичное формальное собеседование-опрос потенциального кандидата.

Что мешает внедрению цифровых помощников

Технологии автоматического анализа, обработки и перенаправления документов используются не первый год. Однако в Беларуси даже для решения этих стандартных задач цифровых помощников решаются внедрить лишь компании-новаторы. А когда они делятся своим опытом на тематических бизнес-встречах все им завидуют, но при этом боятся внедрять что-то подобное у себя.

Такая технофобия (страх новых технологий) объясняется менталитетом. Белорусский бизнес очень непростой в плане внедрения инноваций, даже чаще скептический. Руководители и подчиненные боятся изменений, особенно когда приходишь к ним с формулировками «искусственный интеллект», «машинное обучение» или «нейросети». Из-за этого приходится использовать эвфемизмы, например, «интеллектуальная система».

Руководители опасаются, что после внедрения такой системы часть информации будет проходить мимо них, подчиненные же боятся, что из-за внедрения «роботов» они станут не нужны. Конечно, в этих опасениях есть доля истины, но истину зачастую сильно искажают скептики. Ведь главное преимущество для бизнеса от внедрения цифровых помощников - это вовсе не возможность оптимизировать или сократить численность персонала, а скорее избавить сотрудников от рутины и позволить ему заниматься более важными делами, а возможно и обучить чему-то новому, освоить новые интересные задачи, с которыми ИИ не справится.

Что касается информационной осведомленности руководителя, то несмотря на автоматизацию, он продолжит получать уведомления о поступлении тех или иных документов. Однако исчезнет необходимость знакомиться со всем потоком входящей информации и уделить внимание лишь самым важным документам.

Выход из такой ситуации, когда ни руководство, ни сотрудники не хотят внедрения инноваций, один – поэтапное внедрение новых технологий. Это поможет сформировать доверие к цифровым помощникам, а они в это время будут обучаться и совершенствовать свои алгоритмы работы.

Но есть и объективные препятствия, которые существуют на пути создания безбумажного офиса и внедрения современных технологий – законодательная база Беларуси. К сожалению, по существующим стандартам, сегодня нет возможности перевести весь документооборот компании в цифровой вид. Это серьезно ограничивает возможности по цифровизации бизнес-процессов. Остается лишь надеяться, что в скором времени наше законодательство в этом вопросе будет изменено и пойдет в ногу с современными технологиями. Тем более сейчас, когда в этом назрела реальная необходимость из-за довольно банальной проблемы – подорожания офисной бумаги.

За консультацией по любым вопросам, связанным с внедрением цифровых помощников, можете обратиться к специалистам Softline Belarus.